Tổng quan
Power App Inventory & Warehouse là ứng dụng quản lý kho hàng và tồn kho được xây dựng trên Microsoft Power Apps cho một công ty phân phối vật liệu xây dựng với 4 kho hàng lớn tại miền Nam Việt Nam. Ứng dụng chạy trên tablet và điện thoại của nhân viên kho, tích hợp quét mã vạch và QR code để thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập kho nhanh chóng và chính xác.
Trước khi triển khai, công ty quản lý kho bằng sổ sách thủ công và file Excel — dẫn đến tình trạng tồn kho không chính xác, mất hàng không phát hiện được, và không thể biết real-time có bao nhiêu hàng tại từng kho.
Thách thức
Nhân viên kho không quen với công nghệ — ứng dụng phải cực kỳ đơn giản, trực quan, và hoạt động tốt ngay cả với kết nối mạng kém bên trong kho hàng có tường dày và nhiều kệ sắt cản sóng wifi.
Thách thức nghiệp vụ: hàng hóa vật liệu xây dựng có nhiều đơn vị tính phức tạp (tấm, bộ, kg, m², m³), nhiều sản phẩm có mã tương tự dễ nhầm, và cần tracking theo lô hàng (batch tracking) để truy vết khi có khiếu nại chất lượng.
Giải pháp
Ventra Rocket xây dựng ứng dụng Power Apps với offline-first architecture: toàn bộ nghiệp vụ nhập/xuất kho hoạt động offline và sync lên Dataverse khi có kết nối — nhân viên không bị gián đoạn công việc dù mạng không ổn định.
Tích hợp barcode scanner native trên Power Apps cho phép quét mã vạch EAN/QR code trực tiếp từ camera điện thoại mà không cần thiết bị đọc mã đặc biệt — tiết kiệm chi phí đáng kể so với giải pháp truyền thống.
Power BI tích hợp trực tiếp với Dataverse cung cấp dashboard real-time cho quản lý kho: tồn kho theo từng vị trí, tốc độ xuất nhập theo sản phẩm, cảnh báo hàng sắp hết và hàng tồn lâu ngày.
Tính năng nổi bật
- Barcode-driven Receiving: Quét mã vạch khi nhận hàng tự động điền thông tin sản phẩm, số lượng được nhập bằng bàn phím số lớn tối ưu cho màn hình cảm ứng.
- Pick & Pack Workflow: Hướng dẫn nhân viên kho đi lấy hàng theo lộ trình tối ưu trong kho, confirm từng item bằng cách quét barcode trước khi đóng gói.
- Batch & Serial Tracking: Theo dõi hàng theo lô nhập và số serial, có thể trace ngược từ khách hàng đến lô hàng nhập kho để xử lý khiếu nại chất lượng.
- Inventory Alerts: Cảnh báo tự động khi tồn kho xuống dưới mức tối thiểu, hàng gần hết hạn sử dụng, hoặc phát hiện chênh lệch giữa hệ thống và kiểm đếm thực tế.
- Real-time Power BI Dashboard: Dashboard tồn kho live cho ban quản lý: giá trị tồn kho theo kho và danh mục, vòng quay hàng tồn kho, và KPI hiệu suất kho hàng.
Kết quả
Độ chính xác tồn kho tăng từ 82% lên 95% sau 3 tháng triển khai. Thời gian kiểm kê định kỳ giảm từ 3 ngày/quý xuống còn 1 ngày nhờ dữ liệu tồn kho luôn cập nhật. Phát hiện và xử lý 15 trường hợp hàng thiếu so với sổ sách trong tháng đầu tiên — tổng giá trị hơn 200 triệu đồng — điều mà trước đây không bao giờ phát hiện được.
Nhân viên kho sau 1 buổi training có thể sử dụng thành thạo ứng dụng — minh chứng cho thiết kế UX thành công.
Công nghệ sử dụng
Power Apps với canvas app cho phép xây dựng UI hoàn toàn tùy chỉnh theo quy trình nghiệp vụ cụ thể, không bị giới hạn bởi template có sẵn. Dataverse làm database backend với business rules, calculated fields, và rollup fields tính tổng tồn kho tự động. Power BI với DirectQuery mode hiển thị dữ liệu real-time từ Dataverse mà không cần refresh thủ công. Power Automate tích hợp để gửi cảnh báo tồn kho thấp qua Teams và email tự động khi điều kiện được trigger.